Otvorena pozicija ne izgleda kao trošak. Nema fakturu, nema stavku u knjigovodstvu, nikom ne upada u oči na mjesečnom izvještaju. Zato je lako odgoditi zapošljavanje za tjedan dana, pa još jedan, dok se posao nekako raspodijeli po ostatku tima.
Problem je što ta pozicija ipak košta, samo se trošak ne vidi na prvi pogled. Radi se o izgubljenoj proizvodnji, prekovremenim satima kolega koji pokrivaju rupu i narudžbama koje kasne jer nema tko voziti ili slagati robu. Kad se to zbroji na kraju mjeseca, brojka zna iznenaditi.
Dio problema je u tome što je trošak razveden na desetke malih stvari umjesto na jednu vidljivu stavku. Kolega koji ostaje dulje da pokrije smjenu. Vozač koji vozi jednu turu više. Šef smjene koji umjesto planiranja provede sat vremena za blagajnom.
Prema Gallupovom istraživanju troškova fluktuacije zaposlenika, fluktuacija i prazne pozicije koštaju američko gospodarstvo preko 1 bilijun dolara godišnje na nacionalnoj razini. Kad se ta brojka spusti na razinu jedne pozicije po satnici, isto istraživanje navodi da prazna pozicija zaposlenika koji zarađuje oko 14 dolara na sat može prijeći 200 dolara po danu u stvarnim troškovima, prekovremeni rad, izgubljena proizvodnja i vrijeme uloženo u traženje zamjene.
Prema podacima SHRM-a, za pozicije s fiksnom mjesečnom plaćom, ukupan trošak zamjene zaposlenika može doseći tri do četiri puta jedne mjesečne plaće. Kada se zbroje oglašavanje, vrijeme HR-a i menadžera, uhodavanje i period dok novi zaposlenik ne dosegne punu produktivnost.
Prosječan trošak po zapošljavanju u SHRM-ovim benchmarcima iznosi oko 4.700 dolara. To je također samo dio priče, bez računanja svih dana dok je pozicija stajala prazna.
Ovdje dolazimo do drugog dijela računice: koliko dana traje dok se pozicija uopće popuni. Prema pregledu benchmarka za 2025. godinu, prosječno vrijeme od objave oglasa do prihvaćene ponude iznosi 63,5 dana, dok samo vrijeme od prvog kontakta s kandidatom do prihvata ponude traje oko 46 dana.
Vrijeme se dosta razlikuje po području posla. Ista analiza pokazuje da su logistika i lanac opskrbe globalno među najbržima za popuniti, oko 12 dana u prosjeku, dok neke druge struke znaju trajati i preko mjesec dana. To je dobra vijest za tvrtke koje zapošljavaju vozače i skladištare, jer znači da je brz proces realno ostvariv, ali samo ako se iskoristi ta prednost umjesto da se čeka.
Ne treba ti složena tablica ni financijski tim da dobiješ okvirnu brojku. Formula je jednostavna:
Dnevna vrijednost pozicije × broj dana koliko je pozicija prazna = trošak otvorene pozicije
Dnevnu vrijednost pozicije procijeni kroz ono što ta osoba stvarno donosi firmi, direktno kroz proizvodnju ili prodaju, ili indirektno kroz to koliko posla mora preuzeti netko drugi. Za skladištara to može biti broj narudžbi koje se ne pošalju na vrijeme. Za vozača, broj tura koje otpadnu ili se prebace kolegi uz prekovremeni rad. Za prodavača, prodaja koja se izgubi jer je kasa nedovoljno pokrivena u gužvi.
Evo kako to izgleda na dva konkretna primjera, na operativnoj i uredskoj poziciji.
Primjer 1: skladištar
33 dana × 100 eura = 3.300 eura dodatnog troška, samo zato što je proces trajao dulje nego što je morao.
Primjer 2: računovođa
25 dana × 150 eura = 3.750 eura dodatnog troška, iako se posao "nekako" pokrivao u međuvremenu.
Do sad smo gledali dva odvojena troška.
Prvi je fiskni trošak samog procesa zapošljavanja, oglasi, administracija, ugovori, sve ono što se plaća bez obzira koliko brzo se pozicija popuni.
Prema SHRM-ovoj podjeli koju citira Edie Goldberg, takvi fiksnog troškovi čine 30 do 40% ukupnog troška zapošljavanja, dok je ostatak vrijeme koje HR i menadžeri utroše na proces.
Primijenjeno na SHRM-ov prosjek od 4.700 dolara po zapošljavanju spomenut ranije, to je otprilike 1.300 do 1.700 eura samo za oglase, administraciju i trošak HR-a.
Drugi trošak je onaj iz kalkulatora gore - koliko košta svaki dan kada je pozicija prazna. Za skladištara iz primjera, to je bilo 3.300 eura zbog 33 dodatna dana čekanja.
Kad se ta dva troška zbroje za jednu te istu poziciju, fiksni trošak zapošljavanja i trošak čekanja, ukupni toršak za jedno operativno radno mjesto koje je predugo ostalo otvoreno iznosi otprilike 4.600 do 5.000 eura.
Najveći utjecaj na dnevni trošak otvorene pozicije nema pregovaranje o plaći ni bolji opis posla.
Najveći utjecaj ima brzina procesa.
Svaki dan koji proces potraje dulje nego što mora, direktno se pretvara u trošak iz gornje formule.
Prvi korak je znati gdje se vrijeme stvarno gubi. Ako proces zapošljavanja traje dulje od prosjeka za tvoju industriju, najčešći razlog nije nedostatak kandidata, nego čekanje... na odobrenje oglasa, na povratne informacije, na termine za razgovor...
Drugi korak je smanjiti vrijeme između objave i prvog kontakta s kandidatom. Svaki dan koji prijava provede neobrađena u inboxu jednako je danu dodatnog troška iz formule gore, a već smo pisali o tome zašto brzina prvog kontakta odlučuje hoće li kandidat uopće odgovoriti.
Treći korak je gledati na brzinu kao na financijsku odluku, ne samo operativnu. Kad menadžment pita zašto je zapošljavanje sporo, odgovor "trošimo vrijeme na kvalitetu" zvuči dobro dok se ne stavi pored brojke koliko taj dodatni tjedan zapravo košta.
Prazna pozicija nikad ne izgleda kao hitan problem dok traje. Izgleda kao nešto što će se riješiti sljedeći tjedan. U međuvremenu, kolege pokrivaju rupu, narudžbe kasne i trošak raste svaki dan bez da itko potpiše fakturu za njega.
Kad jednom izračunaš tu brojku za svoju poziciju, teško je više gledati na brzinu zapošljavanja kao na nešto sporedno.
.png)
.png)
.png)